在绝大多数工作流或内容管理系统中，“已归档”确实是一个容易让人困惑的状态。简单来说，“已归档”可以理解为“让它离开视线，但永远保留证据”。
它和“草稿”“已发布”的核心区别在于处理对象的生命周期：
草稿：还未完成，仅创作者可见，随时可修改。
已发布：生效中，面向受众（或执行层），参与当前业务流程。
已归档：已完成历史使命，被移出主列表，但数据被完整封存以供查阅。
具体可以从以下三个维度来理解：
1. 从“业务状态”理解（终态）
“已归档”通常代表这条数据的生命周期已经结束，不会再参与未来的业务流程。
对于任务/审批单：意味着“已结案”。比如一个采购申请，货到了、款付了，这条申请单就归档了。它不再是“进行中”，而是作为一条历史记录被存起来。
对于内容/文章：意味着“下架封存”。比如一篇去年的“双11促销活动”文章，过了活动期，运营把它归档。它不在官网列表展示了（相当于下架），但后台还能搜到原文，方便明年参考。
对于项目：意味着“已关闭”。项目验收完毕、团队解散，项目档案归档，不再占用“进行中”的项目列表。
2. 从“功能逻辑”理解（隔离）
在系统设计上，“已归档”起到了一个“软删除”但“可检索”的作用，它介于“删除”和“正常”之间：
区别于“删除”：删除是物理消失或进回收站，有丢失风险。归档是逻辑移出，数据依然在数据库里，只是默认不显示。
区别于“草稿/发布”：归档项通常禁止编辑（或编辑后会生成新版本），或者禁止触发工作流。因为它是“历史凭证”，不能随便改。
3. 常见的“归档”场景举例
场景一：CRM（客户关系管理）系统
销售把一个客户标记为“已归档”。这意味着这个客户已经签完合同（或已流失），销售不再需要每天打电话跟进了。但公司依然保留着这个客户的所有合同记录、沟通记录，方便年底核算业绩或老板追溯。
场景二：项目管理（如 Jira/Trello）
一个 Sprint（迭代周期）结束，所有完成和未完成的任务被“归档”。它们从“当前看板”上消失了，团队界面变得清爽。但如果想查三个月前某个人修了一个什么 Bug，依然可以通过搜索找到那条被归档的卡片。
场景三：财务/HR 审批
上个月的报销单全部“归档”了。意味着这些单子不能再被撤回、修改或驳回，它们已经进入财务封存状态，成为审计时的重要依据，只读，不可逆。
总结
如果你在配置工作流，可以这样定义“已归档”的规则：
权限：所有人（甚至包括原作者）默认不可编辑（通常仅管理员可恢复或调整）。
可见性：默认不显示在列表首页或看板上，需要通过“包含已归档”的筛选器才能看到。
操作：不能基于已归档的条目继续执行下一步动作（比如不能给已归档的工单回复“已解决”）。
一句话总结：草稿是“没做完”，发布是“在用”，归档是“做完了，留着查”。
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